Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Objeto y alcance

Esta política establece los lineamientos para el tratamiento de datos personales realizado por Carlos Alberto Tarazona Dávila, persona natural que opera bajo el nombre comercial MILANIA, respecto de clientes, prospectos, proveedores, colaboradores y demás personas que interactúen con sus canales y servicios.

La política se aplicará a la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización y supresión de información en el marco de servicios de automatización, inteligencia artificial, asistentes de WhatsApp, presencia digital y otras soluciones tecnológicas, según el rol que corresponda en cada relación.

2. Datos personales recopilados

Cuando resulten necesarios y pertinentes para una finalidad informada, podrán recopilarse:

• Nombres, correos electrónicos, números de teléfono y otros datos de contacto.
• Nombres comerciales, información empresarial y datos de responsables de proyectos.
• Respuestas a formularios de diagnóstico comercial y de incorporación de clientes.
• Información operativa necesaria para analizar, configurar o prestar los servicios contratados.
• Catálogos, materiales de marca, contenidos y demás activos suministrados por el cliente.
• Información incluida voluntariamente en solicitudes, conversaciones o canales de soporte.

Los formularios no deben solicitar contraseñas, credenciales de acceso ni datos sensibles que no sean indispensables. Si una finalidad llegara a exigir datos sensibles, se aplicarán las reglas reforzadas, incluida la información sobre el carácter facultativo de la respuesta cuando corresponda.

3. Finalidades del tratamiento

Los datos personales podrán tratarse para:

• Responder consultas y solicitudes de información.
• Elaborar diagnósticos, propuestas comerciales y cotizaciones.
• Gestionar la incorporación del cliente y recopilar requisitos de implementación.
• Formalizar y ejecutar relaciones precontractuales y contractuales.
• Implementar soluciones digitales, automatizaciones y asistentes inteligentes.
• Coordinar proyectos, prestar soporte y atender incidentes, peticiones o reclamaciones.
• Cumplir obligaciones legales, regulatorias y contractuales aplicables.

El envío de comunicaciones comerciales o promocionales requiere una autorización opcional, específica y separada de la necesaria para atender solicitudes, preparar propuestas, incorporar clientes o prestar los servicios. Negarse a recibir publicidad no impedirá acceder a esas gestiones.

4. Autorización para el tratamiento

El responsable obtendrá autorización previa, expresa e informada cuando legalmente corresponda. Antes de solicitarla informará la identidad del responsable, los datos y finalidades relevantes, los derechos del titular y los canales disponibles para ejercerlos.

La evidencia de la autorización y de la información suministrada al titular se conservará mediante un medio que permita consultarla posteriormente. Las casillas premarcadas, el silencio o la inacción no se usarán para obtener autorización. Las finalidades opcionales se presentarán separadas de las operativas.

5. Uso de plataformas tecnológicas

Para recibir formularios, el responsable utiliza Tally, que actúa como encargado conforme a sus condiciones y acuerdo de tratamiento de datos. Tally informa que almacena los datos de formularios en Europa mediante Google Cloud en Bélgica y que puede utilizar Cloudflare en la Unión Europea para procesar cargas de archivos.

El responsable limita las funciones activas a las necesarias para cada formulario y documenta los subencargados, ubicaciones y condiciones aplicables a la transmisión internacional. En el onboarding auditado no están activas las notificaciones de respuestas, pagos, integraciones ni funciones opcionales de inteligencia artificial. Estas referencias describen la configuración y documentación verificadas; no implican certificaciones o garantías distintas de las efectivamente comprobadas.

6. Tratamiento de datos mediante SABOT

Respecto de los formularios, contactos y relaciones comerciales propios de MILANIA, Carlos Alberto Tarazona Dávila decide las finalidades y medios esenciales y actúa como responsable del tratamiento.

SABOT puede procesar información aportada por usuarios finales de un negocio cliente para ejecutar los procesos que ese negocio configure. En ese escenario, el negocio cliente normalmente decidirá las finalidades y actuará como responsable, mientras Carlos Alberto Tarazona Dávila, bajo el nombre comercial MILANIA, podrá actuar como encargado por cuenta del cliente. La asignación concreta deberá quedar definida en el contrato y en las instrucciones de cada implementación; SABOT no determina por sí mismo esos roles.

7. Derechos de los titulares

El titular podrá, en los casos y condiciones previstos por la normativa aplicable:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando proceda.
• Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
• Solicitar la supresión de información o revocar la autorización cuando sea legalmente procedente.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar el trámite aplicable.

8. Procedimiento para consultas y reclamaciones

Carlos Alberto Tarazona Dávila es la persona responsable de atender peticiones, consultas y reclamos. El titular podrá escribir a [email protected], llamar al +57 300 641 8830 o enviar correspondencia a Calle 70 # 15A-16, Cartagena de Indias, Bolívar, Colombia. La solicitud deberá indicar la identidad del titular, la petición concreta, los hechos que la sustentan y un canal de respuesta. Podrán solicitarse soportes razonables para verificar identidad o representación.

Las consultas se atenderán en un máximo de diez (10) días hábiles desde su recepción. Si no fuera posible, se informará el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales. Los reclamos se atenderán en un máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recepción; si se requiere una ampliación, se informará el motivo y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales.

Si un reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane. Si transcurren dos (2) meses sin respuesta al requerimiento, se entenderá desistido. Cuando el responsable no sea competente, trasladará el reclamo a quien corresponda, cuando sea posible, e informará al interesado.

9. Seguridad y confidencialidad

Se adoptarán medidas técnicas, administrativas y humanas proporcionales a la naturaleza de la información y a los riesgos identificados para prevenir pérdida, acceso no autorizado, alteración, divulgación o uso indebido. El acceso deberá limitarse a quienes lo necesiten para una finalidad autorizada.

Ningún mecanismo ofrece seguridad absoluta. Esta política no implica certificaciones, controles o acuerdos contractuales que no hayan sido implementados y comprobados. Los compromisos específicos de cada servicio se documentarán en los instrumentos correspondientes.

10. Conservación de la información

Los periodos internos definidos según cada finalidad son:

• Prospectos sin contratación: 12 meses desde el último contacto significativo.
• Diagnósticos que se convierten en proyecto: máximo 90 días desde el inicio del proyecto para retirar la respuesta original, una vez trasladados los requisitos necesarios.
• Onboarding y archivos adjuntos: 90 días después de validar la configuración inicial.
• Expediente operativo del cliente: durante la relación y 24 meses después de su terminación.
• Evidencia de autorización y atención de derechos: durante el tratamiento relacionado y 5 años adicionales, como criterio interno sujeto a verificación jurídica.
• Registros técnicos de formularios: 90 días, salvo incidente documentado.

Estos periodos son criterios proporcionales de operación y no se presentan como plazos universales impuestos por la ley. Una obligación legal o contractual específica, reclamación o investigación podrá justificar una conservación adicional limitada y documentada. Al vencer el plazo aplicable, los datos se eliminarán, anonimizarán o bloquearán según corresponda, incluidas las respuestas, archivos y copias controladas.

11. Modificaciones de la política

La política podrá actualizarse por cambios legales, tecnológicos, contractuales o en los procesos de tratamiento. Los cambios sustanciales se comunicarán antes de aplicarlos y se solicitará una nueva autorización cuando cambien las finalidades o la normativa así lo exija.

La futura constitución de MILANIA S.A.S. no sustituirá automáticamente al responsable actual. Si la sociedad pasa a decidir sobre el tratamiento, el cambio de responsable deberá formalizarse y comunicarse a los titulares con sus datos completos de identificación y contacto.

12. Vigencia

Entrada en vigencia: 20 de octubre de 2026, fecha de su primera publicación en https://milaniahq.com/politica-de-privacidad. MILANIA conservará evidencia de la fecha y versión publicadas.

La política permanecerá vigente mientras subsistan los tratamientos descritos. Los datos se conservarán durante los periodos de la sección anterior o por el tiempo adicional que exija una obligación legal o contractual aplicable. Los cambios sustanciales se comunicarán antes de aplicarse.